Sản phẩm của Leepak trải rộng từ túi mua sắm, túi thực phẩm, túi zipper, túi rác đến găng tay PE và màng nhựa — phục vụ nhiều chuỗi bán lẻ và đối tác lớn trên thế giới. Trong danh sách đối tác của Leepak có những tên tuổi như Lidl, Aldi, Edeka cùng các nhà cung cấp nguyên liệu hàng đầu như Dow, Borouge.

Bài toán: sản xuất chuẩn xuất khẩu, nhưng dữ liệu vẫn phải nhập tay nhiều lần

Trước khi triển khai, Leepak theo dõi sản xuất và kho theo cách thủ công kết hợp Excel. Nhân viên sản xuất ghi chép trực tiếp trên giấy theo từng máy và từng ca, sau đó nhân sự thống kê tổng hợp lại vào file Excel, rồi nhập lại một lần nữa vào hệ thống. Nhật ký kho cũng được ghi riêng để đối chiếu.

Với một doanh nghiệp có tới 90% sản lượng đi Mỹ, EU và Nhật, sai lệch số liệu không chỉ là bất tiện nội bộ — đó là rủi ro với những khách hàng khắt khe nhất thế giới về truy xuất nguồn gốc và chất lượng. Càng nhiều lần chép tay giữa hàng nghìn chứng từ và hàng trăm máy, càng dễ lệch số giữa sản lượng thực tế và tồn kho trên hệ thống. Bài toán cốt lõi không phải là “ghi được số liệu”, mà là để mỗi giao dịch chỉ nhập một lần và chạy xuyên suốt từ sản xuất đến kho và kế toán.

Giải pháp: nền tảng DBIZ Foundation hợp nhất, nhiều phân hệ liền mạch

DBIZ xây dựng cho Leepak một nền tảng DBIZ Foundation đầy đủ, kết nối các nghiệp vụ vốn tách rời thành một luồng thống nhất:

• Mua hàng: quản lý trọn vòng từ Đơn hàng mua (Purchase Order), Biên lai nhận hàng đến Hóa đơn mua hàng — với gần 2.500 đơn mua và hơn 2.500 biên lai nhận hàng đã được xử lý; hỗ trợ trích xuất mặt hàng từ đơn mua và kiểm soát giá theo bảng giá thỏa thuận.
• Kế toán thanh toán: luồng Yêu cầu thanh toán → Chứng từ thanh toán (phiếu chi / ủy nhiệm chi), ứng trước cho nhà cung cấp và phân bổ tạm ứng vào hóa đơn theo nguyên tắc FIFO (First In First Out — nhập trước xuất trước). Gần 800 yêu cầu thanh toán đã đi qua quy trình này.
• Sản xuất: từ Kế hoạch sản xuất, Lệnh sản xuất đến ba công đoạn đặc thù của Leepak — Trộn, Thổi, Cắt — ghi nhận bằng phiếu công đoạn theo từng máy và từng ca: trộn hạt nhựa và màu, thổi thành cuộn màng HD/LD, rồi cắt/gấp/dán thành túi cuộn Roll, túi cắt phẳng Flat, túi T-Shirt… Hơn 100 máy các loại đã được chuẩn hóa lên hệ thống.
• Kho vận: mọi nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, nhập thành phẩm / bán thành phẩm và xuất chuyển nội bộ đều đi qua phiếu nhập – xuất kho, thay cho sổ nhật ký kho tách rời. Từ hơn 200 phiếu nhập–xuất, hệ thống tự sinh gần 10.000 bút toán tồn kho, cho bức tranh tồn kho tức thời trên 40 kho.
• Khởi tạo dữ liệu đầu kỳ: chuẩn hóa và nhập dữ liệu ban đầu — danh mục khách hàng, nhà cung cấp, mã hàng, tồn kho và công nợ — làm nền tảng cho hệ thống vận hành đúng ngay từ ngày đầu.

Điểm cốt lõi: mỗi giao dịch chỉ nhập một lần và liên thông từ sản xuất, qua kho, đến kế toán — không nhập trùng, không lệch số giữa các bộ phận.

Điểm nhấn: AI Agent tự động hóa nhập liệu từ Excel và email

Thay vì bắt nhân sự gõ lại từng dòng, DBIZ xây dựng một AI Agent (tác tử trí tuệ nhân tạo) đóng vai “nhân viên nhập liệu tự động”:

• Quét và đọc dữ liệu đầu vào từ các file Excel có cấu trúc — Nhật ký sản xuất và Nhật ký kho.
• Tích hợp với hộp thư (email) của công ty để tự động tiếp nhận file báo cáo và chứng từ gửi qua Gmail.
• Tự động làm sạch, đối chiếu (mapping — ánh xạ dữ liệu) và tạo chứng từ nhập – xuất kho / phiếu công đoạn mà không cần thao tác tay — hàng trăm phiên nhập liệu tự động đã được xử lý.
• Có màn hình rà soát (review): sau khi Agent xử lý, người dùng kiểm tra lại dữ liệu như một bước chờ duyệt; chỉ khi được duyệt hệ thống mới ghi nhận chính thức (submit chứng từ).
• Áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật chặt chẽ: mã hóa, phân quyền truy cập và xác thực để bảo vệ thông tin.

Nói ngắn gọn: máy làm phần nặng nhọc và dễ sai — đọc, gom, ghép số liệu — còn con người giữ quyền quyết định cuối cùng ở khâu duyệt.

Giá trị mang lại cho Leepak

• Một nguồn dữ liệu duy nhất: sản xuất, kho và kế toán cùng nhìn trên một hệ thống, hết cảnh mỗi bộ phận một file.
• Chuẩn xuất khẩu, minh bạch nguồn gốc: mỗi lô túi truy được từ mẻ trộn, máy thổi đến lệnh cắt — nền tảng để giữ niềm tin với các khách hàng quốc tế khắt khe.
• Giảm nhập tay, giảm sai sót: tự động hóa những khâu gõ lại vốn dễ nhầm khi làm thủ công.
• Minh bạch tồn kho tức thời: sản lượng và tồn kho cập nhật ngay khi chứng từ được duyệt, phản ánh qua gần 10.000 bút toán tồn kho tự sinh.
• Vẫn giữ quyền kiểm soát: cơ chế rà soát – duyệt giúp dữ liệu tự động nhưng không mất kiểm soát.
• Mở rộng an toàn: nền tảng DBIZ Foundation chuẩn hóa cho phép bổ sung phân hệ và quy trình về sau mà không phá vỡ hệ thống.

Chuyển đổi số không phải là số hóa từng mảnh rời rạc, mà là kết nối toàn bộ hoạt động về một nền tảng thống nhất — đơn giản để dùng, minh bạch để tin, và đủ sâu để phát triển tiếp.

— Nguyên tắc triển khai của DBIZ

Dấu ấn của DBIZ

Với một thương hiệu đã 27 năm tuổi và 90% sản lượng xuất khẩu, việc “thay áo số” cho Leepak đòi hỏi vừa tôn trọng quy trình xưởng đặc thù, vừa nâng chuẩn dữ liệu lên mức quốc tế. Dự án tiếp tục khẳng định năng lực của DBIZ trong việc xây dựng các nền tảng kinh doanh số “Make in Vietnam” cho doanh nghiệp sản xuất: từ thấu hiểu quy trình trộn – thổi – cắt, thiết kế hệ thống đa phân hệ trên nền tảng DBIZ Foundation, đến ứng dụng AI Agent để tự động hóa những khâu nhập liệu nặng nề nhất — giúp Leepak tiếp tục “tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời” trên từng sản phẩm bao bì gửi ra thế giới.